いよいよ年末です。個人事業主である私にとっては、期末でもあります。この時期になると、?今年一年はどんな年だったか?ということを考えます。私にとって今年一年は、時間管理や仕事の効率化を意識した一年でした。
時間管理については、ある専門家の方から、業務時間を正確に記録する日報を書くことを教わりました。その方は在宅勤務者をマネジメントする際、業務の可視化を実現するために、この手法を使っているそうです。私はこれを使って自分自身をマネジメントしようと思い、半年前から取り入れています。
具体的に言うと、1日24時間、自分が何をやっていて、それぞれにどれだけの時間をかけているかをすべて記録するというものです。面倒に思えますが、項目名はエクセルの「入力規則機能」を使えば、いちいち入力しなくても済みます。入力時間は1日あたり10分もかかりません。
ひと月ほど記録してみると、顧客対応や、社内作業、移動時間などの全体のバランスが見えてきます。参考までに、下に実際の表を入れてみました。
ランチェスター戦略のなかに「仕事時間対策」というのが出てきます。私はランチェスター戦略に詳しいわけではありませんが、簡単に紹介しておきます。
訪問型の営業の場合、営業マン(販売係)が使う時間は、「移動時間」「社内業務の時間」「お客活動の時間」の3つに分類されます。このなかで、粗利益を生むのは、「お客活動の時間」だけです。お客様と面談したり、電話やFAXを入れたりする時間こそが、唯一、会社に粗利益を生む最も価値が高い時間です。ここにいかに時間を投下できるかが重要になります。
例えば、A社では、移動時間に45％、社内業務に35％、お客活動に25％かかっていたとします。それに対してB社では、営業エリアを絞り込むことで移動時間を30％にし、無駄な会議を無くすことで社内業務を25％にした場合、お客活動には45％の時間をかけられます。A社に対してB社は2倍以上の時間をかけられるわけです。ちなみに、お客活動の時間を業界平均より、10％多くすることができれば、1人当たりの経常利益は2倍になるといわれています。これは無視できませんね。
新しい年に向けて、時間管理や仕事の効率化を意識してみませんか？
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